Dein KI-Mitarbeiter erledigt Aufgaben. 24/7Ohne Urlaub oder Krankheitstage.
Seit 17 Jahren entwickeln wir Software und kennen betriebliche Prozesse aus der Praxis. Deshalb richten wir deinen KI-Mitarbeiter so ein, dass er zu deinen Programmen, deinem Firmenwissen und deinem Arbeitsalltag passt.
Er bereitet Termine vor, sucht Informationen zusammen und erstellt Entwürfe. Gemeinsam legen wir fest, was er selbstständig erledigt und wann du ein Ergebnis freigibst. So gibst du Arbeit ab und behältst die Kontrolle.
So funktioniert ein KI-Mitarbeiter im Alltagmit z.B Terminen, Aufgaben und E-Mails.
So funktioniert’s
Diese Unternehmen im DACH-Raum vertrauen auf uns
17 Jahre Erfahrung mit Software & Prozessen.
Die häufigsten Fragen zu KI-Mitarbeitern beantwortet:
Dein Erstgespräch:Ablauf & Vorbereitung
Antwort lesen
Wir schauen uns deinen Alltag an und finden heraus, wo ein KI-Mitarbeiter dich konkret entlasten kann.
Wo geht dir regelmäßig Zeit verloren? Welche Aufgaben bleiben liegen? Welche Programme nutzt ihr schon? Darüber sprechen wir zuerst. Bring einfach zwei oder drei Beispiele mit, die dich oder dein Team im Alltag beschäftigen. Eine fertige Prozessbeschreibung brauchst du dafür nicht.
Daraus leiten wir einen sinnvollen Einstieg ab: die ersten Aufgaben, das benötigte Firmenwissen und die passenden Anbindungen. Du sollst nach dem Gespräch verstehen, wie eine Lösung für dich aussehen kann und was der nächste Schritt wäre. Wenn eine andere Lösung besser passt, sagen wir dir das.
KI bedienen:So gibst du Aufgaben weiter
Antwort lesen
Du musst dafür nicht programmieren können. Du musst erklären können, was du erledigt haben möchtest.
Die Bedienung läuft über einen Chat, per Text oder Sprachnachricht. Du gibst eine Aufgabe weiter, wie du sie einem Kollegen geben würdest: „Fass mir das Gespräch zusammen und bereite die nächsten Schritte vor.“ Wichtig sind das gewünschte Ergebnis und die Informationen, die dafür gebraucht werden.
Die Einrichtung und die passenden Verbindungen übernehmen wir. Gemeinsam üben wir an echten Aufgaben aus deinem Unternehmen. Dabei siehst du, wie du Aufträge formulierst, Ergebnisse prüfst und Rückfragen beantwortest. Neue Zugriffe oder größere Änderungen am Ablauf stimmen wir vorher mit dir ab.
Datenschutz:Wer auf deine Daten zugreifen darf
Antwort lesen
Dein KI-Mitarbeiter bekommt die Daten und Zugriffe, die für seine vereinbarten Aufgaben nötig sind.
Wir klären vor der Einrichtung, welche Informationen er verwenden darf, wer darauf Zugriff hat und wo sie verarbeitet werden. Dabei betrachten wir auch die angebundenen Programme und den gewählten KI-Anbieter. Ein Serverstandort allein beantwortet noch nicht, wohin Daten bei einer KI-Anfrage gelangen.
Vertrauliche Angaben werden, wo möglich, vor der Weitergabe entfernt oder anonymisiert. Für sensible Aktionen legen wir Freigaben fest. Und Anweisungen in fremden E-Mails oder Dokumenten dürfen nicht einfach zu neuen Aufträgen werden. Entscheidend sind die tatsächlichen Einstellungen und klar begrenzte Befugnisse.
KI-Mitarbeiter vs. Automation:Der Unterschied
Antwort lesen
Eine Automation folgt einem festen Ablauf. Ein KI-Mitarbeiter kann zusätzlich den Inhalt einer Aufgabe verstehen und mit deinen Werkzeugen arbeiten.
Eine normale Automation legt zum Beispiel bei einer neuen Anfrage einen CRM-Eintrag an. Ein KI-Mitarbeiter kann die Anfrage zusammenfassen, den bisherigen Kundenkontakt einbeziehen, einen Antwortentwurf vorbereiten und einen nächsten Schritt vorschlagen. Bestehende Automationen können dabei weiterhin einen Teil der Arbeit übernehmen.
Der Unterschied zum einzelnen Chatbot liegt im angebundenen Firmenwissen und den ausführbaren Aufgaben. Welche Programme tatsächlich mitarbeiten können, hängt von ihren Schnittstellen und den erlaubten Zugriffen ab. Deshalb prüfen wir die Verbindung zu deiner vorhandenen Software vorab.
Unternehmerstimmen über die Zusammenarbeit mit uns
Bastian Dörgekandidat.io
„Jonas geht mit einer Klarheit an Business-Probleme heran, die uns geholfen hat, die richtigen Features zum richtigen Zeitpunkt zu bauen.“
Thomas MaldonerINSCRIPT GmbH | Österreich
„Mit Jonas haben wir gelernt, unsere Prozesse mit KI so aufzustellen, dass wir schneller entscheiden und sauberer entwickeln.“
Jens GersteneckerMEP24 Software GmbH
„Dank Jonas nutzen wir KI, um das Feature-Chaos in echte Ergebnisse zu verwandeln.“
Jürgen Tomolikwapp consult GmbH
„Jonas hat sich in ein noch relativ neues Gebiet tief eingearbeitet und hilft uns, den Technologiewechsel mit KI mutig und strukturiert anzugehen.“
Passt ein KI-Mitarbeiter zu dir?Für wen sich der Einstieg lohnt
Antwort lesen
Wenn du kaum wiederkehrende Aufgaben hast oder gerade keine Zeit für die gemeinsame Einarbeitung investieren kannst, ist der Einstieg möglicherweise noch nicht sinnvoll.
Ein KI-Mitarbeiter braucht brauchbare Informationen, klare Aufgaben und jemanden, der die ersten Ergebnisse prüft. Wenn diese Grundlage fehlt, sollten wir sie zuerst schaffen. Und bei einer einzelnen, immer gleichen Aufgabe kann schon eine einfache Automation ausreichen.
Besonders interessant wird es, wenn du viel koordinierst, Informationen zusammensuchen musst oder regelmäßig ähnliche Arbeit abgeben möchtest. Entscheidend ist die Entlastung in deinem Alltag. Wenn du Bedenken hast, klären wir sie anhand deiner konkreten Aufgaben.
Wie halten wir deinen KI-Mitarbeiter bei neuen KI-Modellen aktuell?
Antwort lesen
Die KI-Modelle entwickeln sich weiter. Dein Firmenwissen und die sinnvoll aufgebauten Abläufe bleiben dabei die wichtige Grundlage.
Wenn ein besseres Modell verfügbar wird, kann ein Wechsel sinnvoll sein. Dafür müssen die Anbindungen und Aufgaben mit dem neuen Modell weiter funktionieren und geprüft werden. Wir planen das Setup so, dass Wissen, Regeln und Arbeitsabläufe möglichst unabhängig vom einzelnen Modell bleiben.
Ganz ohne Pflege läuft es trotzdem nicht: Programme ändern sich, Zugänge müssen erneuert werden und auch dein Unternehmen entwickelt sich weiter. Deshalb klären wir vor dem Start, wie Wartung, Anpassungen und mögliche Modellwechsel betreut werden und welche Kosten dabei entstehen.
Dein KI-Mitarbeiter-Setup:Von der ersten Aufgabe zum gemeinsamen Start
Antwort lesen
Du zeigst uns die Aufgaben, die du abgeben möchtest. Wir bereiten deinen KI-Mitarbeiter dafür vor und starten gemeinsam mit dir.
Zuerst legen wir die ersten Abläufe und ein konkretes Ziel fest. Danach richten wir die passende Umgebung ein, verbinden die benötigten Programme und stellen das freigegebene Firmenwissen bereit. Zugriff und Freigaben gehören von Anfang an dazu.
Anschließend gehen wir die Bedienung an deinen echten Aufgaben durch. Du gibst einen Auftrag, wir prüfen das Ergebnis und passen den Ablauf an, bis er für den Alltag brauchbar ist. Zeitplan, deine Mitwirkung und die Betreuung nach dem Start stimmen wir passend zum vereinbarten Umfang ab.
KI, Firmenwissen & Programme:So arbeiten sie zusammen
Antwort lesen
Ein KI-Mitarbeiter verbindet vier Dinge: die KI, dein Firmenwissen, deine Programme und klare Regeln für die Arbeit.
Das Sprachmodell versteht deinen Auftrag. Das Firmenwissen liefert den Zusammenhang: Kunden, Projekte, Abläufe und Unterlagen. Über die angebundenen Programme kann dein KI-Mitarbeiter Informationen abrufen und vereinbarte Schritte ausführen. Die Regeln legen fest, was selbstständig passiert und wann du gefragt wirst.
So wird aus einer einzelnen Antwort ein zusammenhängender Ablauf. Vor einem Kundentermin können zum Beispiel Gesprächsnotizen, offene Aufgaben und CRM-Informationen zu einer Vorbereitung zusammenkommen. Welche Schritte möglich sind, prüfen wir anhand deiner Programme und Zugriffe.
Für den Nutzen zählt am Ende, welche Arbeit wirklich erledigt wird, wie gut die Ergebnisse sind und wie viel Nacharbeit bleibt. Deshalb fangen wir mit konkreten Aufgaben an und erweitern den Umfang anhand der Erfahrung aus deinem Alltag.
Vier Anwendungen für deinen KI-Mitarbeiter
Antwort lesen
01
Aus dem Gespräch wird eine Aufgabenliste.
Der Kundentermin ist vorbei. Die Notizen sind da, aber wer macht jetzt was?
„Fass das Gespräch zusammen. Zeig mir die Aufgaben, Zuständigkeiten und Termine.“
check_circleLiegt danach bereit: ein Protokoll mit Entscheidungen und nächsten Schritten. Du prüfst, ob alles stimmt.
02
Aus Quellen werden Ideen für deinen Beitrag.
Du willst etwas veröffentlichen, hast aber noch kein Thema und keine Zeit für die Recherche.
„Such in diesen Quellen drei Themen für unsere Kunden. Gib mir jeweils einen Einstieg und den Quellenlink.“
check_circleLiegt danach bereit: drei Themenvorschläge mit Quellen. Du wählst aus, prüfst den Inhalt und entscheidest über die Veröffentlichung.
03
Aus „Was kostet das?“ wird eine klare Anfrage.
Ein Interessent meldet sich. Umfang, Ziel und gewünschter Start fehlen noch.
„Kläre, was der Kunde braucht, wann er starten will und welches Budget vorgesehen ist.“
check_circleLiegt danach bereit: eine kurze Übergabe an den Vertrieb mit Antworten und offenen Punkten. Rückfragen laufen über die vereinbarten Kanäle; mögliche Anbindungen prüfen wir vorab.
04
Aus dem Einwand wird konkretes Feedback.
Im Vertriebsgespräch fällt „Das ist uns zu teuer.“ Du willst verstehen, wie dein Team damit umgeht.
„Prüfe dieses freigegebene Gespräch nach unseren Kriterien. Welche Einwände blieben offen?“
check_circleLiegt danach bereit: die relevanten Gesprächsstellen, offene Fragen und Vorschläge fürs nächste Gespräch. Du nutzt sie für das Feedback an dein Team.
KI richtig managen und mit KI skalieren
Antwort lesen
Fang mit einzelnen Aufgaben an, die deinem Team regelmäßig Zeit kosten.
Schreib über ein paar Tage auf, was bei dir und deinen Mitarbeitern tatsächlich anfällt. Wo werden Informationen übertragen? Wo sucht jemand dieselben Unterlagen immer wieder? Wo entstehen Entwürfe, die anschließend noch einmal geprüft werden? Damit werden sinnvolle erste Aufgaben sichtbar.
Ein Beispiel ist der Weg vom Kundengespräch zum Angebot: Informationen sammeln, Leistungen zusammenstellen, einen Entwurf erstellen und zur Freigabe vorlegen. Für jeden Schritt brauchst du klare Eingaben, ein erwartetes Ergebnis und eine Zuständigkeit.
Miss danach die Zeitersparnis, die Qualität und die verbleibende Nacharbeit. Wenn der Ablauf funktioniert, kannst du weitere Aufgaben hinzufügen. So unterstützt die KI dein Team bei seiner Arbeit, und du siehst, ob sich der Einsatz wirtschaftlich lohnt.
So behältst du die Kontrolle
Antwort lesen
Eine KI kann Fehler machen, Informationen falsch einordnen oder einen Auftrag anders verstehen, als du ihn gemeint hast.
Deshalb starten wir mit klar abgegrenzten Aufgaben. Ein Angebot vorbereiten und ein Angebot versenden sind zwei verschiedene Aufträge. Für Aktionen wie Versand, Löschen oder Änderungen an wichtigen Daten legen wir fest, wann deine Freigabe nötig ist. Du sollst Arbeit abgeben können und den Überblick behalten.
Im gemeinsamen Start prüfen wir die Ergebnisse an echten Beispielen. Wenn etwas nicht passt, korrigieren wir die Anweisung oder den Ablauf. Je klarer Ergebnis, Zuständigkeit und Freigabe beschrieben sind, desto besser lässt sich dein KI-Mitarbeiter im Alltag führen.
In fünf Phasen zu deinem KI-Mitarbeiter
Antwort lesen
01
Die erste Aufgabe festlegen.
Du schreibst nach Kundengesprächen immer wieder ähnliche Angebote. Genau diesen Ablauf schauen wir uns gemeinsam an.
check_circleAm Ende steht fest: Dein KI-Mitarbeiter soll den Entwurf vorbereiten. Du prüfst und gibst ihn frei.
02
Mit vorbereitetem Wissen in den Termin.
Morgen steht der nächste Kundentermin an. Statt alte Notizen zu durchsuchen, fragst du: „Was wurde besprochen und was ist noch offen?“
check_circleLiegt danach bereit: eine Terminvorbereitung aus den freigegebenen Informationen – mit bisherigem Stand und offenen Fragen.
03
Den ersten Angebotsentwurf erstellen lassen.
Nach dem Gespräch gibst du deine Notizen weiter: „Bereite daraus ein Angebot vor.“ Wir testen den Ablauf mit dir an einem echten Beispiel.
check_circleLiegt danach bereit: ein Entwurf zur Prüfung. Fehlende Angaben werden sichtbar; versendet wird erst nach deiner Freigabe.
04
Deine Leistungen und Regeln hinterlegen.
Welche Leistungen bietet ihr an? Welche Vorlage gilt? Wann ist eine Rückfrage nötig? Wir machen deine freigegebenen Unterlagen und Regeln nutzbar.
check_circleDas wird einfacher: Dein KI-Mitarbeiter kann auf dieses Firmenwissen zurückgreifen. Du musst dieselben Grundlagen nicht bei jedem Auftrag neu erklären.
05
Den Ablauf mit deinen Programmen verbinden.
Der Entwurf funktioniert. Jetzt prüfen wir zum Beispiel, ob Kundendaten aus deinem CRM und deine Angebotssoftware angebunden werden können.
check_circleDer nächste Schritt: weniger Übertragen zwischen Programmen. Wir erweitern nur mit passenden Schnittstellen und klaren Zugriffsrechten; du behältst die Freigabe.
Weitere Unternehmerstimmen
Andrea ThalmaierThalmaier Logistik und EDV GmbH
„Mit Jonas konnten wir uns vom Projektgeschäft lösen und ein KI-basiertes Softwareprodukt aufbauen.“
Dirk GohrUB1st GmbH
„Mit Jonas habe ich in kürzester Zeit einen marktfähigen Prototyp und einen klaren digitalen Fahrplan aufgebaut.“
Jens MarkötterHealth365 IT GmbH
„Mit Jonas haben wir gelernt, wie man mit KI Software entwickelt, die auch Geld bringt.“
Peter SteinlechnerSales Angels
„Das Thema Produktentwicklung hat uns komplett verändert — wir gehen jetzt strukturiert an neue Ideen heran und steigern unseren Umsatz dabei extrem.“
„Durch die Zusammenarbeit mit Jonas konnten wir den Wechsel von unserer alten zur neuen Plattform deutlich beschleunigen und massiv Kosten einsparen.“
„Wir schätzen IT Studio Rech sehr als unseren Sparringspartner und Reviewer. Dank des guten Inputs konnten wir unsere Workflows und technischen Konzepte in hohem Grad verbessern.“
Matthias W.Körber Supply Chain
„Jonas und sein Team tun alles dafür, Projekte zielorientiert umzusetzen. Der perfekte Projektpartner — egal ob für spontanes Prototyping oder große Corporate-Projekte.“
Yannic T.The Digital Architects GmbH
„Das Team von Jonas Rech hat uns eine maßgeschneiderte Lösung geboten, die unsere Erwartungen bei weitem übertroffen hat.“
Julian G.STOFFMOTION GmbH
„Mit Jonas haben wir gelernt, wie man mit KI Software entwickelt, die auch Geld bringt.“
Jens M.GeschäftsführerHealth365 IT GmbH
„Sehr kompetent und kundenfreundlich. Man ist hier in professionellen Händen. Unsere Erwartungen wurden weit übertroffen!“
Ümit U.GeschäftsführerCHARTERBAR Yachting GmbH & Co. KG
